XVI. ПОЛОЖЕНИЕ О ПИСЬМОВОДСТВЕ

Положения общие. Для письмен. сношений существуют следующие виды бумаг: рапорт, отношение, предписание, прошение. Кроме того допускаются письма и записки (докладн., памят., пригласит., известительн. и др.). Вид бумаги определяет должность, а не чин лица. К вр.-испр. должн. обращаются как и к самому нач-ку. Младшие по должности всегда и без изъятия рапортуют старшим по должности, хотя им не подчинены. Предписания и отношения выражают подчиненность или неподчиненность того лица, кому адресованы. Нач-ник дает своему подчиненному предписание, хотя бы и старшему в чине, и отношение, хотя бы и младшему в чине и по должности, но не подчиненному. Отношениями сносятся равные по должности лица. Прошения на Высоч. Имя предст. по команде: а) при увольнении от службы; б) при определении на службу; в) при испрошении наград за выслугу лет орденами, и г) на увольнение в отпуска, кои по закону разреш. Высоч. властью.

В видах сокращения переписки, всякого рода служебн. бумаги м.б. препровождаемы в подлиннике в высш. и низш. инстанции (следует при этом снять для себя копию) при надписи, в которой д.б. выражено: в низш. инст. — разъяснения для исполнения, а в высш. — мнение по содержанию представления. На бумагах и пакетах с секретною перепискою, вверху, с правой стороны пишется "секретно"; при необходимости быстрого исполнения — "в.-нужное" или "экстренно". На бумагах и пакетах с перепискою, относящеюся к призыву на действит. службу (при моб-ции) пишется "по мобилизации войск". Нач-ки Див. между собою и Нач-ками Окр. и Корп. Штабов и Отделов Окр. Упр-ний — отношениями, Нач-ки Корп. Штабов [244] с Нач-ками Окр. Штабов — рапортами, а с прочими нач-ками отделов окр. упр-ния — отношениями. Полк. к-ры и равные им по власти — с Нач-ками Окр. Упр-ний — рапортами. Нач-ки Окр. Штабов с Нач-ми Гл. Упр-ний — рапортами. Все сношения с гражд. властями — отношениями; в случаях сношений к-ров полков с губернаторами — рапортами. Личная служебн. переписка — письмами. Соображения, объяснения, просьбы и требования справок излагаются в записках. Формы и изложение бумаг. Всеподдан. рапорты д. б. излагаемы на листовом формате (не обрезанном) без бланка, прочие бумаги с бланком учреждения и личными. Подпись всегда собственноруч. и разборчиво. Подписывающий бумагу проставляет и число (также надписи: "секретно" и пр.). На полях д. б. краткое содерж. бумаги или ссылка на № получен. бумаги. Для бумаг, часто повторяемых, м. б. печатные бланки с неизмен. частью текста. Для деловой переписки бумага: лист, ½, ¼ и 1/8 листа, независимо инстанции, куда она посылается. Содержание бумаги д. б. кратко, ясно, без выражений фраз учтивости и без указания на то, что вызвало переписку. В конце бумаги — ссылка на закон и указываются приложения, если таковые прилагаются.

Начальники обязаны принимать меры к наивозможному сокращению переписки, заменяя ее, по возможности, словесными объяснениями. Воспрещается высшим инстанциям требовать от низших справок, которые они сами могут извлекать из законов и проч.{144}

Послужные списки составляются по форме, указанной в приложении к ст. 757 ч. III, кн. I, 59 г. по 3-му продолжению, согласно требованию ст. 511, 701, 705 кн. II Учр. Орд. изд. 1876 г. (см. Ц. 91-235) и Пр. 99-80.

Постепенность сношений.

Все представления идут к непосредствен. нач-ку и потому во всех случаях мл. оф-ры доносят ротн., ротн. — бат-ному и т.д. Дежурные же, командированные и пр. — прямо лицам, коим временно подчинены или от коих получили поручения. В виду экстренности, иногда младшие доносят прямо высшему нач-ку, — тогда одновременно доносится и ближайшему нач-ку. Сношения с Сенатом, Синодом и Мин-рствами — не иначе как по команде, через Гл. нач-ков и Воен. Мин-рство; с Губернаторами и высш. епархиальн. нач-ми через Нач-ков дивизий и высших; исключение из этого — к-ры отд. частей в экстрен. [245] случ. (вызов войск для содействия в прекращении беспорядков), — если в месте пребыв. губернатора нет нач-ка дивизии. При личных сношениях, не относящихся до служебного положения, дозволяется, с разрешения нач-ка части, обращаться прямо к высш. нач-кам (объяснения, просьбы, выражаемые в докладн. записках, письмах). Но при обращении с просьбами на Высоч. Имя, к Особам Имп. Фам. и к высш. нач-кам, начиная с бр-дного к-ра — д.б. приложено удостоверение к-ра отд. части о том, что просьба подается с его ведома (Ц. 89-212). Когда войскам встречается надобность в содействии наших военных агентов за границей — следует обращаться с просьбами об этом в Гл. Штаб (Ц. 87-61).

Нач-вующие лица, находя полезными изобретения, представляемые как частными лицами, так и оф-рами, обязаны сообщать по команде для рассмотрения этих изобретений; от себя же свидетельство о годности предметов выдавать не следует (Ц. 87-11).

При обжаловании решений Губерн. по городским делам присутствий, воен. нач-ки жалобы (в форме прошений на простой бумаге, в 6-ти недельн. срок — Ц. 83-36) подают непосредственно Губерн-рам, которые вместе с своим объяснением предст. в Правит. Сенат. Копию с жалобы и обжалованного решения нач-ник, подавший жалобу, немедленно представляет непосредственно своему нач-ку, который, если признает жалобу неосновательною, сообщает губерн-ру о прекращении дела, иначе — представляет дело на усмотр. своего нач-ва, которое с своей стороны поступает так же (Ц. 83-175).

Пересылка и прием служебных бумаг. Бумаги препровожд. при рассыльной книге, в закрытых конвертах, на коих пишется адрес и от кого бумага посылается, а также ее №. При пересылке секретных или в. нужных бумаг, на конвертах это также обозначается как и на бумагах (Ц. 901-78). При пересылке документов обозначается на конверте — "с документом". (Если в конверте несколько бумаг — на конверте выставляются все №№. При рапортах на Высоч. Имя — пишется на конверте — "По Гл. Штабу о происшествии").

Только обязательные по службе книги м.б. пересылаемы казенными посылками и то лишь по нач-ву (Ц. 88-17).

Секретные пакеты д.б. изготовлены из прочной бумаги (подклеенные марлею), печать на них сургучная. Лица, отправляющие секретную корреспонд., должны убедиться в прочности укупорки; лица получающие — в целости печатей (Ц. 900-132 и 901-78). Всеподданнейшие рапорты — также всегда запечатываются сургучною печатью. В.-служащие, находясь в ком-ровке, при отправлении служебной переписки по почте, для безденежной отправки, сдают пакеты в ближн. войсковые части (с разрешения нач-ков частей).

Когда рапорт или прик-ние д.б. прочитано несколькими нач-ми и посылается с ординарцем, или передается по линии [246] аванпостов, то конверт не заклеивается, с надписью "открытое". В воен. вр. употребл. бланки Полевых Книжек, причем бумага не скрепляется (на маневрах тоже); расписок в получении не требуется, время получения означается на конверте, возвращаемом подателю.

Объявление распоряжений начальствующих лиц: приказами, приказаниями, предписаниями и наставлениями (инструкциями).

1) Приказами по отдельной части объявляются: а) распоряж., отданные в приказах высш. нач-ков, если они касаются этих частей; б) все, служащее для руководства или для сведения всех чинов части; в) все, что служит документом для занесения в письмен. свед. чинов части; г) что служит для учета штатн., списоч. и наличн. состава части, равно прик-рованных (для ведения прихода и расхода денег и имущества, и документов); д) наряды на службу и занятия, ведущиеся частью; е) взыскания; приговоры судов. Приказами предаются суду чины части.

2) Приказаниями объявляются распоряжения, не имеющие документального значения, случайные наряды, напоминания и т.п. Прик-ния не могут отменять приказов по части. Прик-ние отдается от имени к-ра части, за подписью адъютанта.

Экземпляр подлинных приказов, ежедневно подписываемых к-ром части, сшивается помесячно в особую книгу, пронумеров. с приложением казен. печати и скрепл. адъютантом. Экземпляр приказаний, сшитый за целый мес. удостоверяется подписью к-ра части. Если приказы и прик-ния не копируются автоматически, то они в подлиннике заносятся в шнуровые книги.

Ведение канцелярии в воен. вр.

Выступая в поход, берут Уставы и наставления, В.-Уголовн. законы и Послужные Листы на нижн. чинов из запаса, также Опись делам части и имуществу, оставленному на месте. В канцелярии мобилизованных частей ведутся и хранятся: приказы по части, имен. списки оф-ров и подпрап., срочные донесения, журналы взыск. на оф-ров, алфавит. список оф-ров, текущая переп., журнал вход. и исход. бумаг, журн. о воен. действ., списки убитых, раненых, пропавших без вести, приемные формул. и послужн. листы, послужн. списки оф-ров, карта театра воен. действ. и полевые книжки.

Все приказы, прик-ния и донесения хранятся в подлин. или копии. Письмен. распоряжения в поле и донесения тщательно собираются и хранятся адъютантом.

Делопр-во батарейных, бат-ных и ротных Канцелярий.

Делопр-во в б-реях и парках одинаково с таковым в отдельн. частях войск; этими канц-ми Завед. делопр-тель и [247] в них ведется все то, что и в ротных и эск-ных по учету людей и лошадей. Бат-ной канц. ведает адъютант, ротной — ее к-дир. Учет людей — ближайшему контролю бат-ного к-ра; для учета людей и лошадей в ротах и эск. — их к-ры ведут дневники и описи лошадям. Дневники ежемесячно представл. в канц. части. Имен. список и отчетность по нарядам ведет фельдфебель (вахмистр). В бат-ной канц. — исходящ. и входящ. журнал; в ротной — только исходящий, и рассыльн. книга; — в ней прописыв. содерж. бумаг (копий не оставляется). Штрафные журн. — на основании Дисципл. Уст. В мобилизованных ротах (эск.) — только имен. списки людей и описи лошадям; автоматические копии полевых приказ. и донес. тщательно хранятся при полевых книжках.

Все нач-ки, до ротных к-ров. обязаны вести журн. воен. действ, от 1-го дня моб-ции до последнего дня компании, излагая, все, касающееся действий их частей.

Правила для составления приказов.

Приказ по части отдается ежедневно (по прик-нию к-ра части делаются отметки против тех частей приказа, котор. д.б. прочитаны нижн. чинам).

Содержание приказа: 1) Сведения о разводе. 2) Наряды на службу, на работы и пр. со сведен. о форме одежды, о времени и пр. Очередь оф-рским чинам ведется личная; для нижн. чинов — ротами, эск., б-реями и командами и наряд определяется общей цифрой на каждую роту (эск.) отдельно: ун.-оф., музык. и рядовых. 3) Назначение строев. учений и проч. учеб. занятий. 4) Состав чинов, назнач. в учебн. команды; распред. занятий в них, производ. испытаний и проч. 5) Назначение смотров строевых и иных, производимых как высш. нач-вом, так и к-ром части. 6) Объявление результатов этих смотров.{145} 7) Все перемены в личном составе части (назначение в роты прибывающих оф-ров и нижн. чинов; переводы, ком-ровки, отпуска, переводы, прик-рования к полк. штабу; заболевание, выздоровление чинов части; убыль переводом, отпуском, болезнью и проч.). 8) Статьи Высоч. повел. и приказов по В. В., Ц. Г. Ш. и др. распор. высш. нач-ва, подлежащие к руководству части. 9) Распор. по хоз-венной части (Пр. 97-135). 10) Распоряж. о принятии гигиенич. мер. 11) Распоряж. по части дис-рной и в.-судной. 12) Прочие распоряж., котор. признаны будут необходимы по части.

Срочные и внесрочные донесения — см. Пр. 88-32 и 82. Ц. 88-30, 89-182, 234, 286; 91-23; 92-77. Ц. 96-16 — О времени хранения имен. списков и копии приказов. Пр. 99-63: О [248] всех несчастных случаях, когда они сопровождались несколькими человеч. жертвами, нач-ки частей, упр-ний и заведений немедленно доносят телеграммами ЕГО ИМПЕР. ВЕЛИЧ., независимо донесения на Высоч. Имя.

Пересылка казенной корресп-ции воен. ведомства.

1) Простые казенные письма принимаются на почту по разносной книге только счетом, причем приемщик расписывается в книге так: "столько-то (прописью) писем такого то числа, месяца принял такой то" (установл. ст. 166 сбор. почт. пост., сличение номеров простых казен. писем с записями в книге — отменено).

2) Установл. цирк. 1892 г. № 22, реестр простой письменной казен. корресп. отменен; затем простые казен. письма пересылаются наравне с простою частною, вполне оплаченною, корресп. без документов.

3) Выдача простых казен. писем в местах назначения производится ныне действующим порядком (ст. 584 сбор. почт. пост.); но при этом в учреждениях высших разрядов до 4 класса включительно, эти письма записыв. в 4 графу разносной книги, формы № 8, лишь общим счетом по каждому учреждению отдельно; напр.: Контрольной палате восемь, Окружному Суду тридцать и т. д.

4) Установл. ст. 369 сбор. почт. пост. запись казен. писем с докум. в подавательную книгу фор. № 1 отменена.

5) Казен. письма с докум. записыв. впредь в известие и пересылаются в пост-пакетах вместе с страховой корресп., как и ныне.

6) При записке означенных (п. 2) пост-пакетов в книгу формы № 5, независимо обозначения в графе 2, под чертою, общего числа заключ. в них писем с докум. (ст. 416 сбор. почт. пост.) проставляются номера сих писем в графе 1, ниже наименования места назначения пост-пакета, подобно тому, как это делается при внесении в ту же книгу пост-пакетов, при коих следуют казенные посылки и узлы.

7) В местах назначения казен. письма с докум. вносятся в книгу формы № 8, тем же порядком, каким записыв. в эту книгу казен. посылки. Там, где существует разноска корресп., означен. письма доставляются по принадлежности общим порядком вместе с простыми казен. письмами.

8) Правительственным учрежд. и должностн. лицам предоставляется делать, по их усмотрению, надписи па оболочках казен. писем с докум. "выдать по повестке". Письма с такими надписями обязательно выдаются в самом почтовом или почт.-телеграф. учреждении. [249]

Корреспонд. по телеграфу.

На счет казны в след. случаях: 1) необыкн. убыль в войсках нижн. чинов (смерти, побеги); 2) чрезмерное увелич. больных; 3) заразит. болезнь; 4) внезапное передвиж. войск; 5) экстрен. вызов для объяснений по важн. делам; 6) особо важные происшествия; 7) требование недоставлен. в срок отчетов о денежн. и вещевых капиталах и 8) принятие мер к охранению казен. интереса по злоупотребл., беспорядкам и пр. При посылке телеграмм д.б. обозначено: а) город (улица дом), б) или, должность, или чин и фам., или звание и фам., в) части войск именуются без титулов, № при этом лишь при надобности отличие одну часть от другой (стрелк., саперн., казачий); г) в конце перед подписью № по исход. журн.: на ответных, сверх сего, и в начале — № бумаги, на котор. отвечают; д) подписыв. лишь фамилия, когда отправитель известен получателю; е) в телегр., относящ. до призыва — выше адреса надпись "по призыву", подчеркивая ее.

Телегр. м.б. отправляемы и в пункты, где нет телегр. сообщения и куда они доставляются по указанию отправителя: по почте, эстафетою и с нарочным.

Сверх указан. случаев, дозволяется сноситься телегр., когда того требуют интересы службы (ускорить распоряж., или донесение, или приостановить распоряж.).

Случаи, когда телеграммы взыскиваются с отправителей или получателей — Пр. 84-102.

Телефонами допускаются сношения в случаях, когда допускается передача словесных прик-ний, объяснений, докладов и пр.

Открытые казен. письма — Ц. 92-21.
Инструкция о препровожд. бумаг чрезвыч. важности — Пр. 92-216.